Naar de inhoud
  • Home
  • contact
  • Over ons
    • Vraag een offerte aan

    Privacyverklaring

    Laatst bijgewerkt: 14 september 2026

    Kaptein Advisory vindt het belangrijk dat u weet wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. In deze privacyverklaring leggen wij in duidelijke taal uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Deze verklaring geldt voor kapteinadvisory.com, offerteaanvragen, zakelijke correspondentie en onze dienstverlening.

    1. Wie is verantwoordelijk?

    Kaptein Advisory is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

    2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

    Welke gegevens wij verwerken hangt af van uw contact met ons. Het kan gaan om:

    • naam, e-mailadres en optioneel uw telefoonnummer;
    • bedrijfsnaam, functie en zakelijke contactgegevens;
    • de gekozen dienst, uw vraag en andere informatie die u zelf verstrekt;
    • offerte-, overeenkomst-, project-, factuur- en betaalgegevens;
    • correspondentie en afspraken over onze dienstverlening;
    • technische gegevens, zoals IP-adres, een gehashte IP-waarde, browser- en apparaatgegevens, datum, tijd en opgevraagde pagina’s;
    • uw e-mailadres en voorkeuren als u zich vrijwillig inschrijft voor updates of e-mailmarketing;
    • account- en logingegevens van personen die bevoegd zijn om de WordPress-beheeromgeving te gebruiken.

    Wij vragen u geen bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens of een kopie van uw identiteitsbewijs, via het contactformulier te sturen tenzij dit vooraf uitdrukkelijk is afgesproken en noodzakelijk is.

    3. Waarvoor en op welke grondslag gebruiken wij uw gegevens?

    • Contact en offerteaanvragen: om uw vraag te beantwoorden, een kennismaking te plannen en een offerte te maken. Dit is nodig om op uw verzoek stappen te zetten vóór het sluiten van een overeenkomst en, waar van toepassing, op basis van uw toestemming.
    • Uitvoering van een opdracht: om afspraken na te komen, projecten uit te voeren, ondersteuning te bieden en met u te communiceren. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.
    • Administratie en facturatie: om betalingen, facturen en onze administratie te verwerken. Dit gebeurt voor de uitvoering van de overeenkomst en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
    • Beveiliging en misbruikpreventie: om de website en formulieren te beveiligen, spam en fraude tegen te gaan en incidenten te onderzoeken. Dit is ons gerechtvaardigd belang om onze systemen en dienstverlening veilig te houden.
    • Websitebeheer en verbetering: om technische fouten op te lossen en de beschikbaarheid en prestaties van de website te bewaken. Dit is ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare website.
    • E-mailmarketing: alleen wanneer u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven. U kunt die toestemming altijd intrekken.

    4. Wat gebeurt er met een offerteaanvraag?

    Wanneer u het offerteformulier gebruikt, verwerken wij uw naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer, gekozen dienst en bericht. Uw aanvraag wordt als een afgeschermd bericht in de WordPress-database opgeslagen en per e-mail naar Kaptein Advisory verzonden. Voor beveiliging en spamdetectie wordt een gehashte waarde van het IP-adres opgeslagen. Alleen bevoegde personen hebben toegang tot aanvragen.

    Wij gebruiken uw aanvraag niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Een persoon beoordeelt uw bericht en neemt contact met u op.

    5. Cookies en vergelijkbare technieken

    De website gebruikt functionele technieken die nodig zijn om de website en de WordPress-beheeromgeving veilig te laten werken. Voor bevoegde beheerders kan WordPress cookies gebruiken om de login, beveiliging en schermvoorkeuren te onthouden.

    Op het moment van deze laatste update is geen Analytics-ID ingesteld en gebruikt Kaptein Advisory geen advertentie- of trackingcookies om bezoekers over andere websites te volgen. Daarom vragen wij daarvoor momenteel geen cookietoestemming. Als wij later niet-noodzakelijke analytics, advertenties of tracking activeren, zullen wij deze verklaring aanpassen en vooraf toestemming vragen wanneer de wet dat vereist.

    Hostinger Reach is beschikbaar als technisch hulpmiddel voor optionele e-mailmarketing. Persoonsgegevens worden daarvoor alleen gebruikt als u zich daar actief voor inschrijft. U kunt zich bij iedere marketingmail afmelden.

    6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

    Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij verstrekken gegevens alleen als dat noodzakelijk is aan:

    • Hostinger en aan Hostinger verbonden dienstverleners voor hosting, technisch websitebeheer en, wanneer gebruikt, e-mailmarketing;
    • onze e-mail-, administratie- en andere IT-dienstverleners;
    • zorgvuldig geselecteerde onderaannemers die voor een specifieke opdracht toegang nodig hebben;
    • accountants, juridisch adviseurs, toezichthouders of overheidsinstanties wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

    Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken maken wij passende afspraken. Zij mogen de gegevens alleen volgens onze instructies en voor het afgesproken doel gebruiken.

    7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

    Wij geven de voorkeur aan verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Als een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij een wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en beoordelen wij of aanvullende maatregelen nodig zijn.

    8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

    Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

    • contact- en offerteaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact;
    • project- en klantgegevens: in beginsel maximaal 2 jaar na afloop van de opdracht, tenzij langere bewaring nodig is voor nazorg, een geschil of een wettelijke verplichting;
    • factuur- en fiscale administratie: 7 jaar, voor zover de fiscale bewaarplicht dit vereist;
    • marketinggegevens: tot u zich afmeldt of uw toestemming intrekt; daarna bewaren wij zo nodig alleen een minimale vermelding om uw afmelding te respecteren;
    • technische en beveiligingslogbestanden: in beginsel maximaal 6 maanden, tenzij een incident nader onderzoek vereist;
    • beheeraccounts: zolang de gebruiker bevoegd is, waarna het account zo snel mogelijk wordt ingetrokken of verwijderd.

    9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

    Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Denk aan versleutelde verbindingen via HTTPS, beperkte toegangsrechten, updates, beveiligde accounts, back-ups en maatregelen tegen spam en misbruik. Wij beperken toegang tot personen die de gegevens nodig hebben voor hun werk.

    10. Uw privacyrechten

    U heeft, afhankelijk van de situatie, recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Als een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming altijd intrekken. Intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking.

    Stuur uw verzoek naar info@kapteinadvisory.com. Vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand.

    11. Klachten

    Heeft u een klacht? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

    12. Geautomatiseerde besluitvorming

    Kaptein Advisory neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens.

    13. Wijzigingen

    Onze dienstverlening en de gebruikte technieken kunnen veranderen. Daarom controleren wij deze privacyverklaring regelmatig. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dat redelijkerwijs nodig is.

    14. Contact

    Heeft u een vraag over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem contact op via info@kapteinadvisory.com of 06 23800046.